Hotelsoftware für unabhängige Hotels

Hotelsoftware für unabhängige Hotels unterstützt Betriebe ohne zentrale Konzernverwaltung bei Reservierungen, Zimmerbelegung, Gästedaten und Abrechnung. RoomRaccoon verbindet PMS, Channel Manager, Buchungsmaschine und Zahlungsfunktionen. Inhaber und Teams können damit zentrale Abläufe in einer Plattform bearbeiten und ihre eigene Vertriebsstrategie umsetzen.

Die Lösung richtet sich unter anderem an Privathotels, familiengeführte Hotels und eigenständige Boutiquehotels. Entscheidend sind Deine Abläufe, Vertriebswege und benötigten Schnittstellen. Unabhängig bedeutet dabei nicht automatisch klein: Für den Schwerpunkt kleiner Betriebe findest Du weitere Informationen zur Hotelsoftware für kleine Hotels.

Eine All-in-One-Hotelsoftware verbindet die Verwaltung im PMS mit Vertrieb und Zahlungsabläufen. Gemeinsam genutzte Reservierungsdaten können doppelte Eingaben und Abstimmungsaufwand reduzieren. Prüfe im Angebot, welche Funktionen enthalten sind und welche Erweiterungen oder Transaktionskosten zusätzlich anfallen.

Das Property Management System, kurz PMS, ist die zentrale Arbeitsoberfläche für Reservierungen, Zimmerzuweisungen, Gästedaten, Rechnungen und Auswertungen. Für inhabergeführte Hotels schafft es einen gemeinsamen Informationsstand, wenn Inhaber, Rezeption und weitere Mitarbeitende unterschiedliche Aufgaben übernehmen.

Im Belegungsplan siehst Du Reservierungen und Aufenthalte und kannst Buchungen einem Zimmer zuordnen. Änderungen wie Verlängerungen oder Zimmerwechsel lassen sich per Drag-and-Drop bearbeiten. Dein Team behält so den Überblick über Anreisen, Abreisen und die Zimmerbelegung.

Mit automatisierten Nachrichten versendest Du wiederkehrende Informationen zu Buchung, Anreise oder Check-in. Formuliere Vorlagen im Stil Deines Hauses und ergänze konkrete Hinweise, etwa zur Anfahrt oder Frühstückszeit. Persönliche Rückfragen und individuelle Wünsche bleiben Aufgaben Deines Teams.

Beim Online-Check-in können Gäste Angaben vor der Anreise übermitteln. Der Online-Check-out unterstützt die digitale Abreise und Zahlungsabwicklung. Das kann die Rezeption entlasten. Ein vollständig unbeaufsichtigter Self-Check-in benötigt zusätzlich einen passenden Ablauf für den Zimmerzugang; Online-Check-in allein ersetzt keine Schlüsselausgabe.

Über die Buchungsmaschine und RaccoonUpsell kannst Du passende Extras anbieten, beispielsweise Frühstück, Parkplätze oder Zimmer-Upgrades. Lege Preise, Verfügbarkeit und Bedingungen fest. Welche Angebote sinnvoll sind, hängt von Deinem Haus und Deinen Gästen ab; zusätzliche Umsätze sind kein garantiertes Ergebnis.

Ratenpläne bilden unterschiedliche Preise und Buchungsbedingungen ab, etwa flexible und nicht stornierbare Angebote. Arrangements verbinden Übernachtungen mit Leistungen Deines Hotels. Prüfe bei der Einrichtung, wie Zimmerkategorien, Leistungen und Restriktionen auf die jeweiligen Buchungskanäle übertragen werden.

Ein Channel Manager gleicht Preise und Verfügbarkeiten zwischen dem PMS und angebundenen Buchungsportalen ab. Dadurch muss Dein Team Änderungen nicht auf jedem Portal einzeln pflegen. Für Hotels mit mehreren Vertriebskanälen unterstützt das einen einheitlichen Zimmerbestand.

Nein, eine vollständige Garantie wäre nicht seriös. Automatische Synchronisierung reduziert das Risiko, ersetzt aber keine korrekte Einrichtung und Kontrolle. Prüfe insbesondere Zimmerzuordnungen, manuell erfasste Buchungen und den Status Deiner Kanalverbindungen.

Dynamische Preisregeln setzen von Dir definierte Bedingungen für Preisänderungen um. RaccoonRev Plus ergänzt dies als Upgrade durch KI-gestützte Preissteuerung anhand von Nachfrage, Buchungsverlauf und Wettbewerb. Welche Variante passt, hängt von Deiner Preisstrategie und dem gewünschten Automatisierungsgrad ab.

Die Buchungsmaschine ermöglicht Reservierungen direkt auf Deiner Hotelwebsite. Gäste wählen verfügbare Zimmer und Angebote aus, ohne für die Buchung auf ein OTA wechseln zu müssen. So gestaltest Du den Buchungsweg unter Deiner Hotelmarke; Zahlungs- und weitere vereinbarte Gebühren können dennoch anfallen.

Ein Preisvergleich kann Deinen Website-Besuchern Direktpreise und Portalpreise gegenüberstellen. Die Google-Hotels-Anbindung schafft einen weiteren Zugang zu Deinem Direktangebot. Voraussetzungen und Einrichtung solltest Du für Dein Hotel prüfen. Zusätzliche Sichtbarkeit führt nicht automatisch zu mehr Buchungen.

Rabattcodes eignen sich für klar begrenzte Aktionen, etwa für wiederkehrende Gäste oder Newsletter-Empfänger. Lege Zielgruppe, Reisezeitraum und Konditionen fest. Prüfe anschließend, ob die Aktion zusätzliche Nachfrage bringt oder vor allem bereits geplante Buchungen vergünstigt.

Wichtig sind ein nachvollziehbarer Zahlungsstatus je Reservierung, Zahlungslinks, Anzahlungen und Rückerstattungen. Bei Zahlungen vor Ort kann ein integriertes Kartenterminal sinnvoll sein. Vergleiche verfügbare Zahlungsarten, Transaktionsgebühren und Auszahlungsbedingungen für Deinen Betrieb.

Mit einem Zahlungslink forderst Du Gäste zur Online-Zahlung auf, beispielsweise für eine vereinbarte Anzahlung oder einen offenen Betrag. Der Link erleichtert die Abwicklung vor der Anreise. Er garantiert weder den Zahlungseingang noch den Ausschluss späterer Rückbelastungen.

Virtuelle Kreditkarten, kurz VCC, werden von Buchungsportalen zur Abrechnung bestimmter Reservierungen eingesetzt. Aktivierungsdatum, verfügbarer Betrag und Bedingungen unterscheiden sich je Portal. Kläre für Deine angebundenen OTAs, welche Verarbeitung unterstützt wird und welche Gebühren gelten.

Auslastung, Zimmerumsatz, durchschnittlicher Zimmerpreis (ADR) und Umsatz je verfügbarem Zimmer (RevPAR) helfen bei der Betriebssteuerung. Vergleiche zusätzlich Direktbuchungen und Portalbuchungen unter Berücksichtigung ihrer Kosten. Beurteile Veränderungen im Zusammenhang mit Saison, Nachfrage und Deinem Gästemix.

Prüfe Deine vorhandenen Systeme für Buchhaltung, Restaurantkasse, Türzugang und weitere wichtige Abläufe. Entscheidend sind die konkrete Anbindung und die tatsächlich übertragenen Daten. Eine gelistete Integration bedeutet nicht automatisch, dass jede Funktion Deines bisherigen Arbeitsablaufs abgedeckt ist.

RaccoonHousekeeping unterstützt Reinigungsabläufe, RaccoonUpsell digitale Zusatzangebote und RaccoonSite den Webauftritt. RaccoonID und RaccoonWhiteLabel ergänzen Gästeregistrierung beziehungsweise Markenauftritt. Wähle nach Deinem tatsächlichen Bedarf und prüfe im Angebot, welche Erweiterungen enthalten oder zusätzlich buchbar sind.

Automatisierte Bestätigungen, zentral gepflegte Verfügbarkeiten und verknüpfte Reservierungsdaten können wiederkehrende Verwaltungsarbeit reduzieren. Lege dafür klare Zuständigkeiten fest und schule Dein Team. Der tatsächliche Zeitgewinn hängt von Deinen bisherigen Prozessen und der Nutzung der Funktionen ab.

Erstelle eine Liste Deiner Zimmerkategorien, Raten, offenen Reservierungen und benötigten Schnittstellen. Stimme anschließend Datenübernahme, Einrichtung, Schulung und Starttermin mit dem Anbieter ab. Kläre vorab, welche Daten importiert werden können und wie Du Buchungen während der Umstellung kontrollierst.

Der Preis hängt unter anderem von Zimmeranzahl, gewähltem Paket und Zusatzfunktionen ab. Vergleiche Gesamtkosten einschließlich Einrichtung, Schnittstellen und Zahlungsgebühren. Die aktuelle Preisübersicht dient als Ausgangspunkt; maßgeblich ist das Angebot für Deinen Betrieb.

Teste in einer Demo typische Abläufe: eine Direktbuchung, einen Zimmerwechsel, eine Anzahlung und die Rechnungsstellung. Prüfe außerdem Deine Schnittstellen sowie Schulung und Support. Für ein Hotel in Deutschland solltest Du auch konkrete Anforderungen an Datenschutz, Rechnungen und Buchhaltungsübergabe vor Vertragsabschluss klären.