Glossar zur Zahlungsabwicklung in der Hotellerie
Hoteltransaktionen verstehen
Voilà! Die ultimative Wortliste mit nützlichen Erklärungen zur Zahlungsabwicklung in Hotels und Hostels, Pensionen, Serviced Apartments und anderen Gästeunterkünften. Diese Übersicht ist dazu gedacht, Hoteliers, Revenue-Managern und allen anderen Interessierten gut verständlich zu erklären, was sich hinter dem Jargon verbirgt.
Kein Fachchinesisch, sondern Klarsprech!
Autorisierungssperre
Vorläufiger Einbehalt auf der Kreditkarte eines Gasts mit dem Zweck, sicherzustellen, dass sie für die Buchung ausreichend gedeckt ist. Wie einst ein Revolutionär gesagt haben soll: „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.“
Vorautorisierung zu Nullsaldo
Vorläufiger Einbehalt auf der Karte eines Gasts selbst dann, wenn seine Buchung schon vollständig bezahlt ist. Beispiel: Man kann bis zu 300 € vorautorisieren, die zur Deckung etwaiger Extras herangezogen werden können, unter anderem Nutzung der Minibar oder versehentliche Beschädigungen.
Hierbei handelt es sich nicht um eine Gebühr, sondern um einen Vorbehalt. Wird das Geld nicht abgerufen, erlischt die Autorisierung mit dem Check-out.
Card-Not-Present-Transaktion
Zahlung eines Gasts, bei der dieser bzw. seine Karte nicht vor Ort ist, zum Beispiel bei telefonischer Buchung. Betrüger sind hierin ganz groß, weshalb Hotelleriebetriebe zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen wie 3D Secure nutzen.
Rückbuchungen
Rückabwicklung einer Zahlung seitens der Bank auf Initiative des Gasts, sei es aus triftigem Grund oder nicht. Eine Last für Hotelleriebetriebe, aber zum Glück oft vermeidbar, wenn die Transaktion gut dokumentiert ist
Hier erklären wir, wie sich Rückbuchungen anfechten und abwehren lassen.
Kreditkartengarantie
Ein Gast teilt seine Kartendaten mit, damit die Unterkunft über eine Sicherheit verfügt, und wenn er nicht anreist oder nicht fristgemäß storniert, kann die Unterkunft einen Betrag als Entschädigung einziehen. Eine Art Versicherung für den Fall, dass jemand seinen Aufenthalt nicht wie vereinbart antritt.
Kautionszahlung
Vorabzahlung eines Teils des gesamten Buchungsbetrags mit dem Zweck, die Buchung zu bestätigen. Das sichert Buchungen und sorgt für Liquidität. Je nach Rate und Zimmerpreisstrategie können Kautionen vollständig erstattbar, anteilig erstattbar oder nicht erstattbar sein, was in den Stornierungsbedingungen zu konkretisieren ist.
Dynamische Währungsumrechnung
Ein Service, der Gästen aus anderen Währungsräumen ermöglicht, in der für sie gewohnten Währung zu zahlen. Klingt super, bringt allerdings oft zusätzliche Gebühren mit sich. Ein Blick ins Kleingedruckte kann sich lohnen.
Händlerkonto
Spezifisches Bankkonto, das Hotelbetrieben ermöglicht, Zahlungen per Karte anzunehmen. Kein Händlerkonto, keine Kartenzahlungen. So einfach ist das.
Digitale Geldbörse
Digitale Anwendung für das Bezahlen per Smartphone, zum Beispiel Apple Pay und Google Pay. („Mobile“ ist hier der englische Begriff für Mobiltelefon.) Diese Methode ist schnell und sicher und kommt ohne physische Karte aus.
No-Show-Gebühr
Bearbeitungsgebühr, die erhoben wird, wenn ein Gast seinen gebuchten Aufenthalt nicht antritt und auch nicht fristgerecht storniert. Eine (kleinere oder größere) Kompensation dafür, dass dem Betrieb mit dem Leerbleiben des Zimmers Einnahmen entgehen.
Zahlung bei Online-Check-in/-Check-out
Begleichen der Rechnung vor der Anreise oder vor dem Verlassen des Hauses ohne Stopp an der Rezeption. Bequemer geht’s nicht.
Zahlungsgateway
„Brücke“ zwischen Unterkunft und Zahlungsdienstleister. Wickelt Transaktionen sicher ab, sodass das Bezahlen für den Gast reibungslos verläuft.
Zahlungslink
Sicherer, kopierbarer Link, über den ein Gast online bezahlen kann. Großartig für An- und Vorauszahlungen oder zum Begleichen von Rechnungen schon vor dem Auschecken.
PCI-DSS-Konformität
Bezeichnung dafür, dass ein Hotelbetrieb beim Schutz der Zahlungsdaten seiner Gäste strenge Sicherheitsnormen befolgt. Keine Compliance? Kann ins Geld gehen und Vertrauen kosten.
Vorautorisierung
Vorläufiges Zurückhalten finanzieller Mittel, damit etwaige Kosten gedeckt sind. Ruft der Gast nicht alles ab, erhält er den verbleibenden Teil zurück.
Vorkasse
Zahlung eines Gasts vor dem Aufenthalt. Feine Sache für die Liquidität und um No-Shows zu verhindern.
Bearbeitungsgebühr
Kleiner Prozentsatz, den Zahlungsdienstleister für Transaktionen in Rechnung stellen. Die Kosten des Unternehmertums in der digitalen Welt …
Abgleich
Das mühselige, aber vor allem wichtige Prüfen, ob sich Zahlungen und Buchungen bzw. Rechnungen decken. Fehler auf diesem Feld können teure Folgen haben.
Wir haben Tipps und Erklärungen dazu, wie sich mit einem integrierten Zahlungssystem mühelos viele Stunden beim Abgleichen sparen lassen.
Kartenlesegerät
Handlicher Apparat, mit dem Kartenzahlungen abgewickelt werden. Bei zeitgemäßen Kartenzahlungsgeräten kann man die Karten davorhalten, einstecken und durchziehen, sodass das Bezahlen an der Rezeption, im Restaurant, an der Bar und an beliebigen anderen Servicepunkten des Hauses denkbar bequem von der Hand geht.
Die RoomRaccoonCardMachine ist übrigens ein tolles Kartenlesegerät für kleine und mittelgroße Hotelleriebetriebe.
Erstattung
Rückzahlung von Geld an einen Gast, wenn dieser seine Buchung storniert oder angefochten hat. Mit unkomplizierten Erstattungsregeln macht man sich Freunde.
Sichere Tokenisierung
Sicherheitsverfahren, bei dem sensible Kartendaten durch Zufallswerte ersetzt werden, was Betrugsrisiken minimiert. Man kann sich das so vorstellen, als würde ein Schlüssel gegen einen Geheimcode ausgetauscht, den nur das Hotel nutzen kann.
Begleichung
Der letzte Schritt einer Transaktion, also der, bei dem der Betrag von der Bank des Kunden auf dem Konto des Hotelleriebetriebs eingeht. Der süße Moment, in dem die Einnahme da ist.
Virtuelle Kreditkarte
Für einmalige Anwendung geeignete Kartendaten, die von OTAs (wie Booking.com) ausgestellt werden und zur Bezahlung von Hotelbuchungen gedacht sind. Sicher und nachvollziehbar.
Virtuelle Geldbörse
Digitale Funktion, die Zahlungen von Gästen als Kaution oder Guthaben für künftige Buchungen, Erstattungen oder Extras speichert. Eine Art Guthabenkonto für Vielreisende.
Gewichteter Durchschnittspreis
Preismodell, das aus verschiedenen Raten einen einheitlichen Durchschnitt bildet. Ein bisschen so wie an einem Hotelbüfett, bei dem man zu einem einheitlichen Preis von allem was abbekommt. Macht es einfacher, den Umsatz zu managen und die Erwartungen der Gäste zu erfüllen.
Interchange++-Preisgestaltung
Transparentes Preismodell, das Bearbeitungsgebühren für Transaktionen so aufschlüsselt: die Interchange-Gebühr (von der Bank des Gasts erhoben), die Kartenorganisationsgebühr (aufgerufen von Visa/Mastercard) und die Bearbeitungsgebühr (in Rechnung gestellt vom Zahlungsdienstleister). Informiert Hoteliers über alle Posten, räumt also Überraschungen aus.
3D Secure
Sicherheitsstandard für Onlinekartenzahlungen (eine zusätzliche Sicherheitsebene), bei der der Kartennutzer sich verifizieren muss, meist per Einmalpasswort oder mit biometrischer Identifikation. Weniger Betrugsmöglichkeiten, mehr Gelassenheit!
💡Übrigens …
Bei Zahlungen mit 3D-Secure-Verfahren ist es für Gäste relativ schwierig, Rückbuchungen zu erwirken, da der Kartennutzer den Kauf im Moment der Bezahlung aktiv gutheißen und autorisieren muss.
PSD2-Konformität
PSD2 bzw. Payment Services Directive 2, auf Deutsch Zahlungsdiensterichtlinie: ein EU-Regelwerk, das für hohe Sicherheit, Transparenz und Innovation auf dem Feld elektronischer Zahlungen sorgen soll. Verlangt starke Kundenauthentifizierung (Strong Customer Authentication bzw. SCA), womit Zahlungen vergleichsweise sicher und wenig betrugsanfällig sein sollen.
Ist die Zahlungsabwicklung für Deinen Hotelbetrieb wie Sand im Getriebe?
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